Elektronik İmza Nedir?

Günümüzde ticari işletmeler ve bireyler artık teknolojik gelişmelerin de etkisinden dolayı işlemlerini fiziki olmaktan ziyade dijital ortamda gerçekleştirmeyi tercih ediyor. Çünkü dijital ortamda yapılan her işlem fizikselde yapılan işleme göre çok daha hızlı. Bunun en büyük avantajı ise zamandan ve masraftan tasarruf anlamına geliyor. Bu ülke verimliliğini de artırırken aynı zamanda dijital ortamda resmi işlemleri halledebilmenin de birtakım sorumlulukları bulunuyor. Yapılan bu işlemlerden birisi de e-imza’dır.

E-imza sayesinde kurumsal kimliğiniz ve kişisel işlemlerinizi kolaylıkla yürütebilirsiniz. Peki, en basit tanımlamayla e-imza ne demektir.

Elektronik İmza Nedir, Nasıl Alınır?

Dijital çözümler günlük hayatımızı önemli ölçüde etkilemiş ve konfor sağlamıştır. E-imza ıslak imzanın yerine geçebilen ancak fiziki ortamlarda değil sadece dijital ortamlarda kullanılmak amacıyla oluşturulmuş bir imza türüdür. E-imza ıslak imza gibi aynı şekle sahip olmak yerine belli karakterler, harfler ve sembollerden oluşmaktadır. Elektronik imza ile ıslak imza hukuki olarak aynı haklara sahiptir.

Güvenli Elektronik İmza Nedir?

Elektronik imza kullanılabilecek en güvenli yöntemlerin başında gelmektedir. Bu imzaya sahip olabilmek için BTK’nın onaylamış olduğu elektronik sağlayıcılar üzerinden alımı yapmanız gereklidir.

Elektronik imza iki farklı çeşitte kullanılmaktadır. Bunlardan birincisi kurumsal olan imzalar diğeri ise bireysel imzalardır. Her iki imza da alınırken istenilen belgeler aşağıdaki gibidir.

Bireysel e-İmza başvurusu için gereken belgeler;

  • Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile başvuru formu,
  • Başvuran kişiye ait T.C. kimlik numarasını içeren nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi gibi resmi olarak kullanabileceği bir belgenin aslıdır.

Kurumsal e-İmza başvurusu için gereken belgeler;

  • Nitelikli Elektronik Sertifika taahhütnamesi ile başvuru formu,
  • İmza sirkülerinin bir fotokopisi,
  • Başvuran kişiye ait T.C. kimlik numarasını içeren nüfus cüzdanı ya da sürücü belgesi gibi resmi olarak kullanabileceği bir belgenin aslı,
  • Son altı ay içinde Ticaret Sicil Memurluğu bünyesinden alınmış bir faaliyet belgesinin aslı olacak şekilde sıralanabilir.
Elektronik-Imza-Nedir
Elektronik İmza Nedir?

Elektronik İmza Nedir Nasıl Atılır?

Elektronik imza ile ıslak imza aynı geçerliliğe sahiptir. Bunun içinde ıslak imza atma yetkisine sahip olan herkes elektronik imza başvurusuna sahiptir. Elektronik imza firma adına atılacak ise bu durumda e-imza yetkisine sahip olan kişilerinde firmalar tarafından seçilmesi gerekir. Nedeni ise kurumsal imzadan kurumun kendisinin sorumlu olmasıdır.

E-İmza Nerelerde Kullanılır?

Elektronik imza birçok yerde geçerliğe sahiptir. Kullanılacağı ve kolaylık sağlayabileceği yerler şöyledir:

  • E-Fatura Programı / E-Arşiv Fatura Programı ve e-smm Programı Uygulamalarında
  • Toplu şekilde imza atmanız gereken durumlar,
  • Elektronik arşiv imzalamanız gerektiği durumlar,
  • Kurumlar arası iletişim için ihtiyaç duyulan zamanlar,
  • Kurum içi uygulamalarda ihtiyaç duyulması halinde,
  • Bayilerle iletişim sırasında sipariş sürecinde,
  • Personel ile ilgili izin, performans, fazla mesai, masraf onayı formları gibi onay gerektiren kurumsal işlemler,
  • Personel hizmet sözleşmesi ve diğer sözleşmelerde,
  • Ortaklar Kurulu, Genel Kurul ve Yönetim Kurulu gibi idari kararların imzalanması gereken haller,
  • Banka talimatı gönderimi,
  • Dış ticaret ve gümrük işleri sırasında,
  • Merkezi Kayıt kuruluşu e-Şirket uygulaması işlemleri,
  • e-Devlet uygulama kullanımı,
  • Kayıtlı Elektronik Posta sistemi kullanımı,
  • EKAP, Sanayi Bakanlığı, UYAP gibi e-İmza kullanımını zorunlu tutan kamu projeleri,
  • MERSİS projesine bağlı ticari sicil işlemleri sırasında,
  • Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Ulusal Bilgi Bankası bünyesinde,
  • Islak imzanın gerekli kılındığı diğer alanlarda e-İmza uygulamasını kullanabilirsiniz.

E Devlet Elektronik İmza Nedir?

Elektronik imza da 3 farklı nitelik vardır. Bunlar aşağıdaki gibi özetlenebilmektedir.

Verilerin Bütünlüğü: Elektronik imzalarla imzalanmış olan veriye ait bilgilerde değişiklik, silinme, ekleme yapılması söz konusu değildir. Bunun içinde verilerin bütünlüğü sağlanmış olacaktır.

Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Elektronik imza sayesinde kimlik doğruluğu net bir şekilde belirlenmiş olur.

İnkâr Edilemezlik: Elektronik imza ıslak imzalarda olduğu gibi reddedilemez ve inkar edilemez.

Elektronik İmzanın Avantajları Nelerdir?

  • Otomatik bağımsız doğrulama dahil güvenlik kontrolleri ile belgelerinizin doğru kişilere ulaştırılacağından emin olabilirsiniz. Bu da müşterilerinizin belgelerini güvende tutar.
  • Müşterileriniz kim olursa olsun veya nerede olurlarsa olsunlar, e-İmza sayesinde bir belgeyi doğrudan telefonlarından veya tabletlerinden imzalamanın rahatlığını tercih ederler.
  • Bir belgeyi kimin açtığını, imzaladığını veya onayladığını ve sizi kimin beklediğini takip edebilirsiniz. Asıl kağıt olmadan belgeyi kimin ve ne zaman görüntülediğini gösteren eksiksiz bir kağıt izine sahip olursunuz!
  • Tek bir kağıda tek bir sayfa yazdırmadan birden fazla belge üzerinde tek seferde imza atmış olursunuz.

Müşteriler her yerden, herhangi bir cihazda hızlı bir şekilde imzalayabilir! Müşterilerin belgelere gerçek zamanlı erişim istediği bir zamanda, e-imza çözümünüzü müşteri portalı yazılımınıza bağşlamalıdır.

Müşterilerinizi çalışır duruma getirmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri güvenli bir şekilde toplamak için aynı belgede imza ve ödeme ayrıntılarını gerekmez.

E-İmzanızı diğer araçlarla entegre ettiğinizde, yazdırmaya, taramaya veya yüz yüze görüşmeye gerek kalmaz.

İşbirliğini artırmak ve projelerin ilerlemesini sağlamak için seçtiğiniz sırayla birden fazla taraftan onay ve imza toplayabilirsiniz.

Tüm bu avantajlar, kağıt ve baskı maliyetlerinin düşürülmesinden, yeni müşterilerin imzalanması ve ödeme alınması için gereken sürenin azaltılmasına kadar işletmeniz için büyük maliyet tasarrufu sağlar.

YORUMLAR

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir